講座の資料はそろっているのに、同じ質問へ毎回一から返信していませんか。
Gemini Notebookを使ってFAQの下書きを作るときは、答えを増やす前に「回答」「根拠」「資料だけでは答えられない点」を分けることが大切です。
自然な文章でも、資料にない返金条件や提供内容を補ってしまえば、そのまま案内には使えません。
この記事では、利用する権限のある資料をもとに、質問一つから確認できる返信案を作る手順を紹介します。
例に使う講座は架空のものです。
実際の講座の条件や成果を示すものではありません。
「Gemini Notebook」は、以前の「NotebookLM」が改称された名称です。
名称の確認はGoogleの公式発表を参照してください。
この記事で扱うのは、資料に基づく回答案を作り、人が根拠を確認する基本的な手順です。
回答・根拠・未確認を一行で分ける記入例
以下は動画内で使う架空の講座案内をもとにした例です。
実在する講座の条件や成果ではありません。
スマートフォンでは、表を左右にスクロールできます。
| 質問 | 資料で確認できる回答 | 根拠 | 未確認・次の行動 |
|---|---|---|---|
| 何を使って学びますか。 | 動画三本とワーク一枚を使う。 | 現在の講座案内の教材欄。 | ライブ配信や添削は資料にないため追加しない。 |
| 質問はいつまでできますか。 | 受講開始から七日間。 | 現在の講座案内の質問受付欄。 | 受講開始日の定義を確認するまで具体的な終了日は断定しない。 |
| 返金できますか。 | この資料だけでは回答できない。 | 現在の講座案内に返金条件の記載なし。 | 現在の規約を担当者に確認する。返信時刻は約束しない。 |
回答文が流暢でも、根拠にない条件は使えません。
資料を開ける担当者が主張ごとに照合し、未確認は未確認のまま引き継いでください。
自分の資料で使う確認欄
| 項目 | 記入する内容 | 判定の視点 |
|---|---|---|
| 資料の利用権 | 自分が作成した資料か、使用許可のある資料か。 | 共有してはいけない資料・個人情報が混ざっていないか。 |
| 適用する版 | 今の案内名、日付、対象となる募集時期。 | 古い条件と新しい条件を混ぜていないか。 |
| 質問の原文 | 実質問か、作成した想定質問かを明記する。 | 想定を「よく聞かれる」と言い換えていないか。 |
| 回答案 | 資料から確認できる事実だけを短く書く。 | 一文に複数の主張があれば、それぞれ根拠があるか。 |
| 根拠 | 資料名、見出し、該当する文章の場所。 | 返信担当者が同じ場所へ戻れるか。 |
| 未確認 | 資料にない条件、矛盾、担当者へ戻す内容。 | AIが空欄を一般論で埋めていないか。 |
| 確認状態 | 下書き／担当者確認待ち／確認済み、確認日。 | 出力済みを確認済みと取り違えていないか。 |
最初は一問だけ埋めて、元資料へ戻るところまで試してください。
表を作れたことと、正しい返信を送れたことは別に確認します。
最初に「使ってよい、今の資料」を選ぶ
まず、案内文や利用条件が自分の管理する資料か、利用を許された資料かを確認します。
受講者の名前や連絡先など、FAQ作成に必要ない個人情報は入力前に除きます。
利用権や共有範囲が分からない資料は、確認できるまで対象に入れません。
同じ講座でも、募集時期によって内容は変わります。
昔の案内では個別面談が付き、今の案内にはない場合、二つを同じ重みで混ぜると、もっともらしい誤案内ができます。
ファイルの更新日時だけに頼らず、現在適用する版、条件、日付を確認してください。
この段階で大量の資料を入れる必要はありません。
最初の一回は、利用できる最新の案内一つと、答えたい質問一つで十分です。
どの資料に戻ればよいか分かる状態を先に作ります。
架空の講座例で、答えられることを分ける
ここからは、架空のミニ講座を例にします。
案内には「動画三本」「ワーク一枚」「質問受付は受講開始から七日間」と書かれています。
個別面談、返金条件、受講開始日の定義は書かれていません。
「何を使って学びますか」という質問なら、「動画三本を見ながら、ワーク一枚に取り組む形式です」と答えられます。
根拠は案内の教材欄です。
ここに、資料にないライブ配信や個別添削を足してはいけません。
「質問はいつまでできますか」なら、七日間という期間は答えられます。
ただし、受講開始日の定義がなければ、具体的な最終日を計算して断定できません。
「七日間と記載があります。
起算日は確認が必要です」と、分かる部分と未確認の部分を分けます。
「返金できますか」には、この資料だけでは答えられません。
一般論で条件を作らず、現在の規約を担当者に確認する状態として残します。
答えられない質問を残すことも、FAQの正しい完成形の一つです。
Gemini Notebookへの依頼は、出力欄を先に決める
AIには「分かりやすいFAQを作って」とだけ頼まず、回答と根拠、未確認を別の欄で返してもらいます。
例えば、次の依頼文を自分の資料と質問に合わせて使えます。
この資料だけを根拠に、次の質問への回答案を作ってください。
「回答」「根拠となる資料名と箇所」「資料だけでは確定できない点」「人に確認する内容」を分けてください。
資料にない制度、期限、提供内容は補わず、答えられない場合はそのまま明記してください。
資料同士に矛盾があれば、どちらかを勝手に採用せず、違いを列挙してください。
実際に受けた質問を使うなら、個人を特定できる内容を除きます。
まだ記録がないなら「想定質問」と書き、実際によく聞かれた質問とは区別します。
三問作ったから「よくある質問」と呼べるわけではありません。
引用が付いていても、回答全体の根拠を開く
AIが引用を示したら、その場所を実際に開きます。
引用先に「動画三本」とあるだけで、「初心者でも一日で習得できます」という約束は支えられません。
一文の一部に根拠があっても、残りの主張まで正しいとは限らないからです。
「動画三本で学べ、いつでも質問できる」という文にも、教材数と質問条件という別の主張が入っています。
教材数が資料と一致しても、「いつでも」は七日間という条件に反します。
自然につながる文章を短く分け、それぞれを元資料と照合してください。
細かな引用位置が表示されない場合、存在しないページ番号を作りません。
確認できた資料名、見出し、該当する文章の場所を残します。
返信担当者が後から同じ根拠へ戻れることを基準にします。
資料同士で七日間と十四日間のように条件が違えば、平均して十日間にすることはできません。
差がある資料と箇所を記録し、現在の条件を担当者が確定するまで、その回答だけ保留にします。
「分からない」を消さず、確認先へつなぐ
返金条件が載っていないなら、返信案は「この資料だけでは返金条件を確認できません。
現在の規約を担当者に確認してからご案内します」とできます。
いつ回答できるか分からない段階で、返信時刻まで約束しません。
丁寧な文章にするために、未決定の約束を増やさないことが重要です。
資料に近い記述があって推測できそうでも、お客様に伝える正式な条件とは分けます。
「資料から考えられる解釈」は別欄へ置き、担当者に確認します。
AIの文章を採用するかは、根拠を読める人が判断します。
人が回答を直したときは、理由も短く残します。
例えば「いつでも質問できる」を「受講開始から七日間」へ訂正した、または「面談あり」を資料にないため削除した、と記録します。
次に同じ資料を使うときの手掛かりになりますが、修正履歴があるだけで新しい回答の確認が不要になるわけではありません。
回答と元資料を、変更時に追える形で管理する
FAQは一度作れば終わりではありません。
講座内容や受付期間が変われば、その条件を使っている回答を見直します。
各回答に元資料、確認日、確認した人、下書きか確認済みかを記録しておくと、どこへ戻るべきか分かります。
質問ごとに使う根拠も分けます。
学ぶ内容は教材の案内から、料金や受付期間は現在の申込案内から確認する、と決めておくと、古い条件の混入を見つけやすくなります。
資料を増やすほど正しくなるとは限りません。
同じ質問が続くときは、FAQだけを増やす前に元案内を見直します。
例えば受講開始日の定義が何度も分からなくなるなら、案内に説明が不足している可能性があります。
ただし、一人からの質問を全員の悩みと決めつけず、質問の数、状況、誤案内した場合の影響を分けて見ます。
返信担当者へ渡す際には、その人が根拠の資料を開けるかも確認します。
回答文を読む権限と、社内資料を見る権限は同じとは限りません。
根拠を確認する役割なのに資料へ戻れない場合、共有の方法から直す必要があります。
公開用の返信と、内部の確認表を分ける
内部で使うFAQには、資料名、該当箇所、確認した人、未確認の理由を残します。
一方で、お客様へ送る文章は、必要な答えを先に短く伝えます。
内部メモをそのまま貼り付けて、個人情報や確認途中の推測が出ていないかを送信前に見てください。
読みやすさを優先して説明を削る場合も、条件を削って断定してはいけません。
例えば「受講開始から七日間」を単に「七日間」と縮めると、いつから数えるかの不明点が見えにくくなります。
短い返信でも、答えられる範囲と確認が必要な範囲は保ちます。
個別の相談も、共通FAQだけで判断を終えない方がよい場合があります。
「私の場合は受講できますか」という質問には、一般的な条件を示せても、本人の事情を含む判断は担当者が必要かもしれません。
共通案内と個別判断を分けることで、FAQを便利に使いながら約束を広げすぎずに済みます。
更新が入ったとき、どの回答を直すか
案内の質問受付期間が七日間から変わった場合、FAQ全体を手当たり次第に書き直す必要はありません。
その資料と条件を根拠にしている回答を探し、該当する回答だけを再確認します。
元資料と回答の対応を残しておく意味は、変更時に必要な範囲へ戻れることです。
ただし、同じ表現が別の資料にもあるだけで、一括変更しないでください。
異なる講座や募集時期の回答まで変えると、別の誤案内になります。
対象、適用日、確認した人をそろえてから、現在使ってよい回答へ更新します。
更新後は、文面だけでなく受け取る人の画面も見ます。
古いリンクや資料名が残っていないか、社内の確認欄が外部向けの文章へ混ざっていないかを確認します。
下書きを保存したこと、担当者が確認したこと、実際の返信先に反映したことはそれぞれ別の状態です。
最初の一問で試す確認表
- 利用する権限のある最新資料一つを選び、個人情報を除く。
- 実際の質問か想定質問かを記し、質問一つを選ぶ。
- AIに回答、資料の根拠、確定できない点を別々に出してもらう。
- 元資料を開き、回答の各主張が根拠と一致するか確認する。
- 未確認の条件は担当者へ戻し、確認日と状態を残す。
まず一問で、どの確認に時間がかかったかを見てください。
資料名が分かりにくいなら名前を整え、条件が散らばっているなら元案内を見直します。
三問が正しくても、そのまま百問すべてを任せてよいという証明にはなりません。
よくある質問
Q．資料に書かれていない返金条件も、AIに一般論で埋めてもらえますか。
この資料から案内する条件としては使えません。
「未確認」と残し、現在の規約を確認できる担当者へ戻します。
Q．引用が付いていれば、人が元資料を開かなくてもよいですか。
引用先が回答全体を支えるかを確認してください。
教材数だけに根拠があり、期間や成果の約束には根拠がない場合もあります。
Q．古い案内と新しい案内が違う場合、どちらを採用しますか。
差のある箇所と適用時期を示し、現在の条件を担当者が確定します。
ファイル名や更新日時だけで決めません。
Q．FAQを共有するとき、元資料も全員に公開すべきですか。
受け取る人の役割と資料の共有権限を確認します。
回答の閲覧と内部資料へのアクセスを同一視しません。
今日の一歩は、使ってよい資料一つと質問一つから、回答、根拠、答えられない点を分けることです。
答えを速く返しながら、知らないことを知らないまま扱える土台を作ってください。
公式LINE「ソウタのAIインスタ大学」では、動画で紹介する「根拠つきFAQキット」を用意しています。
記事末尾のLINEリンクから友だち追加し、トークで「根拠つきFAQ」と送ってください。
受け取ったら、まず自分が使ってよい資料一つと、答えたい質問一つを選んでください。
記事の手順を自分の投稿に使う
「根拠つきFAQキット」は、公式LINE「ソウタのAIインスタ大学」で「根拠つきFAQ」と送ると受け取れます。
自分が使ってよい資料一つと、答えたい質問一つを選んでください。
このページは岡田颯太の動画を基に、S.Hift向けの記入表と確認手順を加えて編集しました。
架空の講座例は実際の提供条件や成果を示すものではありません。